Protection des données

Otra Cosa Network (« OCN », « nous ») est une association caritative enregistrée en Angleterre et au pays de Galles (n° 1133680) et une ONG péruvienne enregistrée (n° 11126841). Au sens du droit britannique de la protection des données, Otra Cosa Network est le responsable du traitement des données personnelles décrites dans la présente politique.

Pour toute question concernant cette politique, vous pouvez nous écrire à info@otracosa.org ou par courrier à notre bureau au Royaume-Uni : 126 Coventry Road, Warwick, CV34 5HL, Royaume-Uni.

Cette politique explique quelles données personnelles nous collectons lorsque vous visitez otracosa.org, nous contactez, vous abonnez à notre newsletter, postulez comme bénévole, devenez ambassadeur ou faites un don ; pourquoi nous les collectons ; combien de temps nous les conservons ; et quels sont vos droits. Elle s’applique aux donateurs et sympathisants, bénévoles, candidats et visiteurs du site au Royaume-Uni, au Pérou et ailleurs.

Nous ne collectons que les informations que vous choisissez de nous fournir, ou celles qui sont nécessaires pour répondre à votre demande :

• Formulaire de contact et e-mails : votre nom, votre adresse e-mail, le sujet et votre message.
• Newsletter : votre prénom et votre adresse e-mail.
• Candidatures de bénévolat et de stage : vos coordonnées, date de naissance, genre, nationalité, université (si vous êtes étudiant·e), missions souhaitées, niveau d’espagnol, dates de voyage prévues, CV et tout ce que vous souhaitez nous dire sur vous. Si nous vous proposons une mission, nous vous demanderons également un extrait de casier judiciaire de votre pays d’origine.
• Dons : votre nom et vos coordonnées, le montant et la date de votre don et, si vous optez pour le Gift Aid, votre adresse postale et votre déclaration attestant que vous êtes contribuable au Royaume-Uni. Les données de carte et bancaires sont traitées par notre prestataire de paiement et ne sont jamais conservées par nos soins.
• Candidatures d’ambassadeurs : vos coordonnées et vos réponses.

Merci de ne pas nous envoyer d’informations sensibles (par exemple sur votre santé), sauf si nous vous les demandons en vous expliquant pourquoi.

Le droit britannique de la protection des données nous impose de disposer d’une base légale pour chaque utilisation de vos informations :

Nous ne vendrons jamais vos données personnelles et ne les utiliserons pas à des fins auxquelles vous ne pourriez raisonnablement pas vous attendre.

Nous ne partageons vos informations que lorsque c’est nécessaire, et uniquement avec :

• Notre équipe au Pérou et au Royaume-Uni, pour qu’elle puisse vous répondre et organiser les missions.
• Nos prestataires de services, qui nous aident à faire fonctionner l’association, comme notre hébergeur web, notre service d’e-mail et de newsletter et nos prestataires de paiement (par exemple PayPal ou Stripe). Ils ne peuvent utiliser vos informations que sur nos instructions.
• Le HMRC (l’administration fiscale britannique), lorsque nous réclamons le Gift Aid sur vos dons.
• Les autorités, lorsque la loi l’exige ou pour protéger une personne d’un danger.

Nos projets se trouvant au Pérou, une partie de vos informations sera consultée par notre équipe sur place, et certains de nos prestataires peuvent stocker des données hors du Royaume-Uni. Lorsqu’un pays ne bénéficie pas d’une décision d’« adéquation » du Royaume-Uni, nous mettons en place des garanties appropriées, comme l’UK International Data Transfer Agreement (accord britannique de transfert international de données) ou des protections contractuelles équivalentes, et nous ne transférons que ce qui est nécessaire.

Nous ne conservons les informations que le temps nécessaire. Les durées de conservation que nous proposons sont les suivantes :

• Demandes de renseignements : jusqu’à deux ans après notre dernier échange avec vous.
• Newsletter : jusqu’à votre désabonnement.
• Candidatures de bénévolat non retenues : jusqu’à 12 mois.
• Dossiers des bénévoles, y compris les vérifications liées à la protection de l’enfance : jusqu’à six ans après la fin de votre mission.
• Justificatifs de dons et de Gift Aid : six ans après la fin de l’exercice comptable de votre dernier don, comme l’exige le HMRC.

En vertu du droit britannique de la protection des données, vous avez le droit :

• de demander une copie des données personnelles que nous détenons sur vous ;
• de nous demander de corriger des informations inexactes ou incomplètes ;
• de nous demander d’effacer vos informations ou d’en limiter l’utilisation ;
• de vous opposer à l’utilisation de vos informations fondée sur nos intérêts légitimes ;
• de demander que les informations que vous nous avez fournies soient transférées à un autre organisme ;
• de retirer votre consentement à tout moment, par exemple en vous désabonnant de notre newsletter.

Pour exercer l’un de ces droits, écrivez à info@otracosa.org. Nous vous répondrons dans un délai d’un mois. Nous ne prenons aucune décision vous concernant sur la seule base d’un traitement automatisé.

Notre site n’utilise pas de cookies publicitaires ni de traçage. Si nous ajoutons à l’avenir un outil de mesure d’audience respectueux de la vie privée ou des cookies non essentiels, nous mettrons à jour cette politique et vous demanderons votre consentement lorsque la loi l’exige.

Nos formulaires en ligne sont destinés aux adultes, et les bénévoles doivent avoir au moins 18 ans. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles d’enfants en ligne. Les photos des enfants avec lesquels nous travaillons sont gérées conformément à nos engagements en matière de protection de l’enfance : nous n’associons jamais le nom d’un enfant à une photo permettant de l’identifier, et nous supprimons les données de localisation des images que nous publions.

Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos informations, notamment en limitant l’accès aux personnes qui en ont besoin et en faisant appel à des prestataires reconnus offrant un haut niveau de sécurité. Aucun système n’est parfaitement sûr : si nous subissions un jour une violation de données présentant un risque pour vous, nous vous en informerions, ainsi que l’Information Commissioner’s Office (ICO) lorsque la loi l’exige.

Si vous avez une question ou une préoccupation concernant la façon dont nous traitons vos informations, contactez-nous d’abord à info@otracosa.org : nous ferons de notre mieux pour régler la situation.

Vous avez également le droit de déposer une réclamation auprès de l’Information Commissioner’s Office (ICO), l’autorité britannique de protection des données, sur ico.org.uk/make-a-complaint ou au 0303 123 1113.

Nous mettrons à jour cette politique lorsque notre utilisation des données personnelles évoluera, par exemple lorsque nous mettrons en service de nouveaux formulaires en ligne ou services de paiement. La version la plus récente sera toujours disponible sur cette page.