Jouw privacy

Otra Cosa Network (“OCN”, “we”, “ons”) is een in Engeland en Wales geregistreerd goed doel (nr. 1133680) en een geregistreerde Peruaanse ngo (nr. 11126841). Volgens de Britse privacywetgeving is Otra Cosa Network de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze verklaring worden beschreven.

Voor vragen over deze verklaring kun je ons mailen via info@otracosa.org of een brief sturen naar ons kantoor in het VK: 126 Coventry Road, Warwick, CV34 5HL, Verenigd Koninkrijk.

Deze verklaring legt uit welke persoonsgegevens we verzamelen als je otracosa.org bezoekt, contact met ons opneemt, je inschrijft voor onze nieuwsbrief, je aanmeldt als vrijwilliger, ambassadeur wordt of een donatie doet; waarom we ze verzamelen; hoe lang we ze bewaren; en welke rechten je hebt. Ze geldt voor donateurs, vrijwilligers, aanmelders en websitebezoekers in het VK, Peru en elders.

We verzamelen alleen gegevens die je ons zelf geeft, of die nodig zijn voor wat je ons hebt gevraagd:

• Contactformulier en e-mails: je naam, e-mailadres, het onderwerp en je bericht.
• Nieuwsbrief: je voornaam en e-mailadres.
• Aanmeldingen voor vrijwilligerswerk en stages: je contactgegevens, geboortedatum, gender, nationaliteit, universiteit (als je studeert), voorkeursrollen, niveau Spaans, verwachte reisdata, cv en alles wat je ons verder over jezelf vertelt. Bieden we je een plaats aan, dan vragen we je ook om een VOG of vergelijkbare verklaring uit je eigen land.
• Donaties: je naam en contactgegevens, het bedrag en de datum van je donatie en, als je kiest voor Gift Aid, je woonadres en je verklaring dat je belastingplichtig bent in het VK. Kaart- en bankgegevens worden verwerkt door onze betaaldienstverlener en nooit door ons opgeslagen.
• Aanmeldingen van ambassadeurs: je contactgegevens en je antwoorden.

Stuur ons alsjeblieft geen gevoelige gegevens (bijvoorbeeld over je gezondheid), tenzij we je erom vragen en uitleggen waarom.

Volgens de Britse privacywetgeving moeten we voor elk gebruik van je gegevens een rechtsgrond hebben:

We verkopen je persoonsgegevens nooit en gebruiken ze niet voor doelen die je redelijkerwijs niet zou verwachten.

We delen je gegevens alleen als dat nodig is, en alleen met:

• Ons team in Peru en het VK, zodat zij je kunnen antwoorden en plaatsingen kunnen regelen.
• Dienstverleners die ons helpen het goede doel te runnen, zoals onze websitehost, onze e-mail- en nieuwsbriefdienst en betaaldienstverleners (bijvoorbeeld PayPal of Stripe). Zij mogen je gegevens alleen volgens onze instructies gebruiken.
• HMRC (de Britse belastingdienst), wanneer we Gift Aid aanvragen over je donaties.
• Autoriteiten, als de wet dat vereist of om iemand tegen schade te beschermen.

Omdat onze projecten in Peru zijn, heeft ons team daar toegang tot een deel van je gegevens, en sommige van onze dienstverleners slaan mogelijk gegevens op buiten het VK. Als een land geen Britse “adequaatheidsstatus” heeft, treffen we passende waarborgen, zoals de UK International Data Transfer Agreement (de Britse overeenkomst voor internationale gegevensdoorgifte) of vergelijkbare contractuele bescherming, en geven we alleen door wat nodig is.

We bewaren gegevens alleen zolang we ze nodig hebben. Onze voorgestelde bewaartermijnen zijn:

• Vragen: tot twee jaar na ons laatste contact met je.
• Nieuwsbrief: tot je je afmeldt.
• Afgewezen aanmeldingen voor vrijwilligerswerk: tot 12 maanden.
• Vrijwilligersdossiers, inclusief kinderbeschermingscontroles: tot zes jaar na het einde van je plaatsing.
• Donatie- en Gift Aid-administratie: zes jaar na het einde van het boekjaar van je laatste donatie, zoals HMRC vereist.

Volgens de Britse privacywetgeving heb je het recht om:

• een kopie te vragen van de persoonsgegevens die we over je hebben;
• ons te vragen onjuiste of onvolledige gegevens te corrigeren;
• ons te vragen je gegevens te wissen of het gebruik ervan te beperken;
• bezwaar te maken tegen het gebruik van je gegevens op basis van gerechtvaardigd belang;
• te vragen dat gegevens die je ons hebt gegeven worden overgedragen aan een andere organisatie;
• je toestemming op elk moment in te trekken, bijvoorbeeld door je af te melden voor onze nieuwsbrief.

Wil je een van deze rechten gebruiken? Mail dan naar info@otracosa.org. We reageren binnen een maand. We nemen geen besluiten over je die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd.

Onze website gebruikt geen advertentie- of trackingcookies. Als we in de toekomst privacyvriendelijke statistieken of andere niet-essentiële cookies toevoegen, passen we deze verklaring aan en vragen we je toestemming waar de wet dat vereist.

Onze onlineformulieren zijn bedoeld voor volwassenen, en vrijwilligers moeten 18 jaar of ouder zijn. We verzamelen online niet bewust persoonsgegevens van kinderen. Met foto’s van de kinderen met wie we werken gaan we om volgens onze afspraken over kinderbescherming: we noemen nooit de naam van een kind bij een herkenbare foto, en we verwijderen locatiegegevens uit de foto’s die we publiceren.

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen, onder meer door de toegang te beperken tot mensen die die nodig hebben en door te werken met betrouwbare dienstverleners met sterke beveiliging. Geen enkel systeem is volledig veilig. Mocht er ooit een datalek plaatsvinden waardoor je risico loopt, dan laten we dat jou weten en, waar nodig, het Information Commissioner’s Office (ICO).

Heb je een vraag of zorg over hoe we met je gegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op via info@otracosa.org, dan doen we ons best om het op te lossen.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij het Information Commissioner’s Office (ICO), de Britse toezichthouder voor gegevensbescherming, via ico.org.uk/make-a-complaint of op 0303 123 1113.

We passen deze verklaring aan wanneer de manier waarop we persoonsgegevens gebruiken verandert, bijvoorbeeld als we nieuwe onlineformulieren of betaaldiensten koppelen. De nieuwste versie staat altijd op deze pagina.